Dış Ticaret Belgeleri – Fatura

Faturanın ne olduğunu hepimiz biliyoruz peki dış ticarette bir farkı varmı? Bence iç piyasada düzenlenen ciddi faturalardan bir farkı yok..

Ticari Faturada Bulunması Gerekli Bilgiler

  1. Alıcı ve satıcının unvanları ve adresleri
  2. Düzenleme tarihi,
  3. Yükleme yeri
  4. Varış yeri
  5. Malların cinsi ve tanımı
  6. Miktar
  7. Malların ağırlığı ve ambalaj paket noları,
  8. Malların birim fiyatı ve toplam bedeli
  9. Teslim şekli ve ödeme şartları,
  10. Araç bilgileri
  11. Navlun ve sigorta bilgileri (istenirse mesela freight invoice , ayrı yada dahil olarak)
  12. Sipariş veya anlaşma sayısı,
  13. Malın menşei

Genel olarak bu bilgiler faturalarda yer alır.  Fatura türleri olarakta;

  • Ticari fatura – Commercial Invoice
  • Proforma fatura – Proforma Invoice
  • Navlun Faturası – Freight Invoice
  • Konsolosluk faturası – Consular Invoice
  • Tasdikli fatura – Certified İnvoice

Bunlardan sadece proforma fatura teklif değeri taşıyıp herhangi bir mali yükümlülük getirmez. Detay isteyen olursa rahatlıkla sorun bilirsem cevapliyim 🙂

Kobiler POS a dikkat…

Isyerlerinizde kullandiginiz POS makinalariniz fiyatlamalarini yaptiniz ve urun fiyatlarini olusturdunuz. Bir sure sonra bu sekilde satis yapmanin size gereginden fazla yuk ve sorumluluk getirdigini dusundunuz ki cogu isletmede POS sureci yonetimi ve hesaplar gerektigi gibi yapilmiyor.  Farkinda olmadan banka prosedurleri ve gizli ! (aslinda degil ama kurumsal musteriler yeterince bilgilendirilmiyor) yuzunden yapilan cogu satis zaten kit olan kar marjlarininda etkisiyle ya sifir kar yada zararla kapatiliyor.

Neyse bu konudan daha aci olan kismi ise en cok dikkat etmeniz gereken nokta..

POS makinasini iade etmeyi dusundunuz. Ne yapmalisiniz?  Ilk once kesinlikle uzerinde TARIH olan dilekcenizi yaziyorsunuz ve kurumsal musteri temsilcinize goturuyorsunuz. Kendilerinden teslim alindigina dair bir belge yada yazdiginiz dilekcenin kendileri tarafindan paraflanmis kopyasini almayi unutmayin.  Peki neden?

Bir kac tanidigimin basina gelen GERCEK olaydir. Bankadan bir sure sonra aranirsiniz ve sizden dusuk ciro ucreti ve faiz ucretini talep ederler. Siz ben POS makinazi iade ettim deseniz bile bizde boyle bir kayit yok derlerki eger elinizde bir belgeniz yoksa kayip POS makinasi islemide hakkinizda yapilir.

Ama belgeniz olursa sizden kibarca ozur dilerler… 🙂

Is Yeri Guvenligi – Guvenlik Sistemleri

Gun gectikce isyeri sahiplerinin gozunden sakindigi isyerlerinin hirsizlik, kapkaccilik vs gibi suc etmenlerine maruz kaldigini goruyoruz. Aylarca yillarca harcanmis emek bir anda yok oluyor. Guvenlik kuvvetleri de artik suc orgutlerinin hizina yetisemiyor. Bu durumda guvenlik kuvvetlerine yardimci olmakta isyeri sahiplerine gorev oluyor. Isyeri sahipleri kendi isyerlerinin guvenligini saglamak icin bir kac onlem alabilir. Ilk bakista pahali gibi gorunsede suc meydana geldiginde keske dememek ve sigorta imkanlarindan faydalanmak icin iyi yontemler var. Bunlar soyle siralanabilir.

  • CCTV Sistemi: Kapali devre kamera sistemleridir. Hem suclulari caydirma hemde suc meydana gelmisse suclunun yakalanmasi ve zararin tazmini icin gereklidir. Bir bilgisayar, bir DVR karti ve kameralardan olusur. Sistem 7/24 acik kalabilir, surekli yada hareket aninda goruntu kaydedebilir. Daha sonra bu goruntuler izlenebilir eger bir polisiye durum varsa delil olarak polise ve sigortaya sunulabilir. Gece gorus sistemli ve yuksek FPS (100FPS ve yukarisi) oranli kamera sistemleri, kayitlarin kaliteli ve akici olmasi acisindan tercih edilmelidir. Cok kameradan ziyade etkin calisan az kamerali sistem daha iyi performans verecektir. Bilgisayar olarak 128 MbRam ekran karti yeterli denilsede 256 MbRam harici ekran karti ve 120 GB harddiski olan bilgisayarlar etkin olarak calisacaktir. Islemci seciminde hizli ve dayanikli olan cift cekirdek mimarisi tercih edilmelidir. Internet uzerindende goruntuleri izleyebilirsiniz. Boyle bir sistemin isyerinizde kurulu olmasi sigorta primlerinizede olumlu yansiyacaktir. Maliyet acisindan bakildiginda 800 ila 1200 YTL arasinda orta buyuklukte iyi bir sisteme sahip olabilirsiniz. Direk DVR kayit sistemleri kucuk olcekteki isletmeler uygun degildir.

   

  • IP Kamera Sistemi: Bu sistem CCTV kamera sistemine gore daha guvenli ve esnek. bu sistemde isyerinizde bilgisayar bulundurmak zorunda degilsiniz. IP kamera internet baglantisi uzerinden goruntuleri aktariyor. Isyerinize hirsiz girdiginde calacak bir bilgisayar kasasi bulamayacak ve goruntuleriniz guvende olacaktir. Internet baglantisi olan her yerden goruntuleri izleyebilecek ve kaydedebileceksiniz. Size lazim olan kablolu yada kablosuz bir kamera, adsl modem ve internet baglantisi. 200 ila 750 YTL arasinda bir fiyata kaliteye ve ozelliklerine gore bu sisteme sahip olabilirsiniz.  

  • Alarm Sitemleri: Alarm sistemleri isyerinizi yangin, hirsizlik gibi etkenlere karsi korur. Hareket algilayicilar, duman dedektorleri, kapi pencere sensorleri, cam sensorleri, kamera guvenlik sensorleri gibi aparatlari bulunmaktadir. Soz edilen durumlardan herhangi biri meydana geldiginde onceden hafizasina yuklenmis olan telefon numaralarini sirayla arayarak sinyal verir (Polis, Itfaiye, sizin cep telefonunuz gibi). Ayrica harici ve dahili sireni yuksek gucte ses cikararak cevredekileri uyarir. Bir faydali yanida ayarlabilir sifreleme sistemi sayesinde kimin hangi saatte alarmi devre disi biraktigini bildirir. Elektrik kesintilerine karsi akuleri mevcuttur. Bu sistemlere 400 ile 1000 YTL arasi bir maliyetle ulasilabilir.

  • Magaza Guvenlik Sistemleri: Bu sistemler urunlerin calinmasini engeller. Urunlere takilan etiketler ile magaza personeli bu etiketleri cikarmadan urunler disari cikamaz. cikartildigi takdirde guclu bir alarm sesi magaza personelini uyararak mudehale etmesine imkan tanir. Bu setler magaza cikislarina konan anten kapilar, etiket ve civileri veyahut etiket taglari, adaptor, manyetik Satilan urunun ustundeki etiket manyetik cozucuden gecirilerek cikarilir ve tekrar kullanima sunulabilir. Fiyatlari etiket sayisi, MHZ vs gibi etmenlere bagli olmakla birlikte orta olcekte 1500 YTL civarindan baslamaktadir.

Bu sistemlerin isyerinizde olmasi hem hirsizlik yangin gibi olumsuzluklari engellerken, calisanlarinizinda kontrol edilmesini ve daha verimli calismalarini saglayacagini unutmayin.

Isyerinizde VOIPle Ucretsiz Konusun…

Cogu kisinin kullandigi VOIP teknolojisi isyerleri icinde buyuk bir firsat artik. Voip data iletisim hatlari uzerinden ses aktarimi demektir, yani internet baglantiniz ile sesli gorusmelerinizi yapabilirsiniz.  Tanidigim bir cok isveren bu teknolojiyi kullanmakta. Boylece telefon faturalarinda cok buyuk bir dusus yasamislar. Cunku genel olarak hep ayni kisiler ve isyerleriyle konusuyorlar ve konustuklari kisilerde bu teknolojiyi kullanmaya basladigi icin ucretsiz konusabiliyorlar. (ornegin reklam ajanslari gibi) Kesinlikle cok kolay ve etkili bir yontem.

Peki bu VOIP teknolojisinden faydalanmak icin bize neler lazim?

  • Siradan bir bilgisayar – Isyerimizde kullandigimiz veya ikinci el siradan bir bilgisayar. Biraz daha teknik olursak: 1Ghz islemci ve 256 MbRam goruntulu konusma icin, 400 Mhz ve 128MbRam normal konsuma icin.. Ayrica WinXP ve uzeri isletim sistemi ve DirectX 9.0 da lazim.. 
  • Internet Baglantisi – ADSL olmasi lazim kaliteli konusmalar icin. TTNET in sundugu herhangi bir paketi ihtiyaciniza gore satin alin.. Tavsiyem en ucuzunu alin yeter.
  • VOIP Programi: Iste en onemli nokta burasi. Bence SKYPE iclerinde en iyisi ve en kullanislisi. Google`in GTALK ve Microsoft`un MSN Messenger gibi populer rakipleri olmasina ragmen bence SKYPE arayi baya acmis. Cep telefonlarina bile yuklenebiliyor. Guvenli iletisim ve her turlu firewall vs ile calisabiliyor. Cok daha iyi ses kalitesi var. Ayrica ucretli aramalara (sabit hat yada cep telefonu) acik ve ozellikle yurtdisi aramalarda cok dusuk fiyatlarla arama imkanlari sunuyor. Ancak Skype tan Skype olan baska yeri aradiginizda konusmak ucretsiz. Ama secim sizin ben olsam hepsini indirir denerdim 🙂

Skype in kullanimi cok basit yukledikten sonra kisisel bilgilerinizi giriyorsunuz. Sonra eklemek istediginiz isyeri ve musterilerin Skype numaralarini ekliyorsunuz. Basliyorsunuz konusmaya. MSN ve GTALK tada ayni durum gecerli hepsinin kullanimi neredeyse ayni isliyor.  Kesinlikle karmasik demeyin cunku gercekten cok kolay hepsini kullanmak. Hepsinide Turkce dil destegi var.

Linklerini de ekliyim…

SKYPE Download

GTALK Download

MSN Messenger  Download 

Umarim faydasi olur ve masraflardan biraz kisabilirsiniz. 🙂

Krizden Kurtulmanin Yollari… 1. Bolum

Malum iceride olsun disarida olsun kriz kimsenin yakasini birakmiyor. Krizle yasamayi ve krizden en az hasarla cikmayi ogrenmis olmamiz gerekiyor artik.  Bu sayede islerimizi daha iyi idare edebilir hatta krizi kullanarak daha da guclenmis olarak cikabiliriz. Bunun icin teoriyi pratige dokmeli ve hepimizin az cok bildigi onlemleri uygulamaliyiz.

  • Nakit akisinizi kontrol edin: Krizde ortadan ilk yok olucak sey nakittir. Gunumuzde kucuk isletmelerin en nadir uyguladiklari Nakit Yonetimidir. Yakin orta ve uzak donemde gelecek nakit miktarlarinizi kesinlikle kayit altina alin. Bu sayede odeme takviminizi de buna gore ayarlayabilirsiniz. Genelde uygulama tam tersidir. Odeme takvimi alacak takviminden once planlaniyor, ve buna nakit yaratilmaya calisiliyor. Bu isletmeleri geri donulemez faiz yuklerinin altina itiyor.
  • Pazari Analiz Edin: Icinde bulundugunuz sektorun dar bogazlarini inceleyin. emin olunki belirli donemler her zaman sikisiklar ortaya cikar. Bunu yapabilmek icin hesaplarinizi iyice inceleyin bir kac sene oncesine donun. Iyi donemlerin oldugu sezonlarda bile emin olun ipucu verecek dalgalanmalar yasanmistir. Bu sayede alacaklarinizi bu donemlere kaydirip, odemelerinizi iyi donemlere yayabilirsiniz.
  • Envanterinizi azaltin: Envanter her zaman isletmenin dusmanidir. Elinizdeki makul nakit dag gibi envanterden iyidir. Envanteri tutmanin, depolamanin ve eritmenin maliyeti oldukca fazladir. Bunlarin hepsinin sizin satis maliyetlerinize yansidigini unutmayin.
  • Varliklarinizi Analiz Edin: Isletmenize ve size ait olan varliklarinizin envanterini cikarin. Atil olan kaynaklari kullanin. Ornegin isletmenize ait olan bir arac eger sizin icin makul bir gelir yaratmiyorsa nakite cevirin. Kriz donemlerinde kuculup, esnek bir yapiya kavusmak onemlidir. Genel olarak isletmeler bunu imaj zedelenmesi olarak gorsede, krizin sonuclari imajinizi daha cok sarsabilir. Bu tarz kaynaklar isletmeler tarafindan genelde kredi kullanimi icin kullanilir ancak odenecek faiz krediden elde edilecek arti degerden fazladir.
  • Pazarlama aktivitelerini arttirin: Kriz zamaninda musteri kaybi kacinilmazdir. Eger kucuk bir portfoy sahibi bir isletmeyseniz, musteri kaybiniz yuzde olarak cok buyuk olacaktir. Ancak etkin pazarlama  aktiviteleriyle elde edilecek musteriler hem portfoyunuzu arttiracak hemde kayiplarin ve cironun azalisini yavaslatacaktir. Unutmayin kriz zamaninda kisilacak en son masraf pazarlama ve satis maliyetleridir.
  • Isletmenizin imajini tazeleyin: Aktif, yenilikci ve pozitif bir isletme kriz zamaninda daha secici olan musterilerin ilgisini ceker. Ornegin kriz zamanlarinda hareketlilik her zaman surekli isikli ve isletme aktivitesi fazla olan alisveris merkezlerine kayar. Sehir merkezlerinde umutsuzluk ve karanlik hakimken, insanlar alisceris merkezlerindeki hareketlilige kayar. Bu noktada ornegin, isletmeniz luks urunlerin sergilendigi bir konsepte sahipse yapilacak en buyuk hata aydinlatmayi azaltmak olacaktir. Cunku sizin en buyuk silahiniz iyi bir satis yetenegi, dekor ve buna katkida bulunan aydinlatmaniz olacaktir. Ayrica ucuz ve etkin bir silah olan internet reklamlarinizi unutmayin. Eger bunun icin butceniz yoksa ucretsiz websitesi servislerini kullanin. En kotu reklam bile reklamsizliktan iyidir. Internetten adresinizi telefonunuzu ve urun hizmet konseptinizi yayinlasaniz yeter. Bu servislere ornek verecek olursak, Googlepages, WordPressBlogger gibi bir cok ucretsiz servis bulunmaktadir.

 

Ikinci bolumde devam edecegiz…

Uret yada Satin Al – Make or Buy

 

Bir urun yada hizmetin firma tarafindan iceride uretilip uretilmeyecegi yada disaridan satin  alinip alinmayacagi kararina Uret yada Satin Al (Make or Buy) denir.

 

Firmalar bu karari verirken:

 

  1. Yeterli kapasite
  2. Gelecege yonelik stratejik etkileri
  3. Uzmanlik alani
  4. Kalite endiseleri
  5. Uretim hizi
  6. Karsilikli maliyet analizi (uretmek yada satin almak)

 

unsurlarini goz onune almalidir.

 

Eger disaridan satin alma maliyetleri uretim maliyetlerinden dusukse firma bu urun yada hizmeti diskaynak kullanimi (outsourcing) yoluyla edinmelidir.

 

((Sabit Maliyet A + (Degisken Birim Maliyet A * Birim Adet)) ><= ((Sabit Maliyet B + (Degisken Birim Maliyet B * Birim Adet))

 

A = Uretim B = Satin Alma

 

Firmalarin Uretmesi icin Nedenler

 

·        Dusuk uretim maliyetleri

·        Yetersiz tedarikciler

·        Kalitesiz tedarikciler ve urunler

·        Tedarikci anlasmazliklarini ve sorunlarini ortadan kaldirmak

·        Kapasite fazlasindan faydalanmak

·        Diger ureticilerden farkli bir urun uretmek

·        Teknolojik sirlari korumak

·        Personel gelisimini saglamak

·        Isletme buyuklugunu arttirmak

 

Firmalarin Satin Almasi icin Nedenler

 

  • Dusuk elde etme maliyetleri
  • Yetersiz ic kapasite
  • Teknolojik ve teknik ogrenme
  • Tedarikci iliskilerini korumak
  • Envater maliyetlerini asagi cekmek
  • Patent ile korunan urunler olmasi
  • Firmanin esas isine odaklanmasini saglamak

 

 

 

Is Plani Nasil Olusturulur?

 

Is planini olusturmak yeni bir is kurmanin en onemli adimidir. Nasil bir mimar  binanin yapimindan once projelerini hazirliyorsa yeni bir is kuran kisilerde is planini hazirlamalidir. Iyi bir is planinda bulunmasi gereken unsurlar ise sunlardir;

 

  • Isletme Tanimi ve Amaci: Firmanin amac ve misyonunun ve ayrica hukuki statusunun belirtildigi bolumdur. Firmanizin neyde basarili olmak istedigini anlatarsiniz. Firmanizin yer alacagi marketin analizinide bu bolumde genel anlamda yaparak kimleri nasil hedefleyeceginizi ortaya koyabilirsiniz

 

  • Urun ve Hizmetler Bolumu:  Sunacaginiz urun ve hizmetlerin detaylarina inildigi bolumdur. Hizmet akim semalari, urun cizimleri spesifikasyonlari vs. gibi bir cok alt bolum seklinde olusturulabilir. Ayrica sizin sunacaginiz urun ve hizmetlerinpiyasadaki rakip ve muadillerinden ne gibi farklari oldugunu ortaya koymalisiniz.

 

  • Pazarlama Plani: Is planinin en onemli bolumlerinden biridir. Cok dikkatli hazirlanmalidir. Cunku iyi bir pazarlama plani olmayan firma urun ve hizmetleri ne kadar iyi olsa dahi hedeflenen pazara ulasamayacak ve muhtemelen basarisiz olacaktir. Burada stratejiler, 4P, kanallar vs gibi bir cok alt bolum olacak ve pazarlama plani olusacaktir.

 

Tabiki bu bolumde cok detayli bir Pazar analizi yapilmalidir. Detayli derken  gercekten cok ince dusunulmus ve belki aylar surecek bir analiz anlasilmalidir. SWOT, Trend, Regresyon analizi gibi bir cok arac yeri geldiginde kullanilacaktir.

 

  • Isletme Plani: Bu bolumde kaynak kullanimi incelenmelidir. Ureteceginiz urun ve hizmetlerin ne kadar kaynak kullanacagini irdelemesiniz. Ornegin uretim icin ne kadar malzeme gidecegi, kac personel kullanilacagi, nerede hangi ekipmanlarla uretilecegi, envanter tutulacaksa ne kadar nerede ne zaman kimin icin tutulacagi, satis sartlarinin ne olucagi ve benzeri bir cok soruya bu bolumde cevaplar aranir.

 

  • Yonetim Plani: Bu bolumde isletmenin yonetimi ve hayatini devam ettirmesi icin gerekli olan anahtar personelin tanimlandigi bolumdur. Mesul mudur, avukat, muhasebeci gibi kisiler tanimlanir.  Ayrica ortaklarin durumuda bu bolumde irdelenir.

 

  • Finansal Plan: Bu bolumde ilk sene icin ongorulen kar zarar analizi yapilir. 1 sene sonunda firma nerede olabilecegi simulasyon yontemleri kullanilarak ortaya konulabilir.  Nakit akim tablolari olusturularak naktin giris ve cikisi gerektigi gibi ayarlanarak krizlerden etkilenmeden cikabilirsiniz. Ayrica Basa Bas Noktasi analizi ile isletmenizin tahmini kara gecis zamanini, cirosunu veya urun miktarini kestirebilirsiniz. Dahasi bu bolumde isletmenin kurulus maliyetlerinede detayli deginilmesi ve bu maliyetleri karsilayabilecek ek kaynaklarin aciklanmasi gerekmektedir.  Bu bolumler baska is plani stillerinde ayri olarak deginilse de bu sekilde yapilmasi taraftariyim. Cunku bu sekilde plan bir butunluk arz etmektedir.